Comment l’Autorité israélienne des valeurs mobilières implique les employés pour stimuler l’innovation

Yael Weiss Efron est responsable de l’innovation à l’Israel Securities Authority (ISA). Plus tôt en 2017, l’ISA a approché Qmarkets concernant la mise en place de la plateforme de Qmarkets afin de lancer un programme de gestion des idées et de l’innovation. Après le lancement réussi du programme et son évolution vers les étapes suivantes, nous avons rencontré Yael pour discuter de l’ISA et de ses besoins uniques à partir de leur plateforme de gestion de l’innovation, du succès du programme de l’ISA et de la coopération avec Qmarkets dans le lancement de leur plateforme.

Qmarkets: Qu’est-ce que l’Israel Securities Authority?

Yael Weiss Efron: L’Autorité israélienne des valeurs mobilières (ISA) est un organe statutaire opérant en Israël, fondé dans le but de protéger les intérêts de l’épargne publique. Les principales responsabilités de l’ISA sont l’évaluation des rapports financiers des organisations israéliennes et la délivrance de permis permettant à ces organisations de publier des brochures d’investisseurs.

L’ISA promeut également la législation concernant la réglementation, la déréglementation et le développement du marché dans ces domaines, ainsi que la mise en œuvre de mesures d’exécution et d’enquête. L’ISA emploie des centaines de comptables, économistes, avocats et experts pour l’aider à réaliser sa mission.

Principales responsabilités de l’ISA

QM: Qu’est-ce qui a motivé le besoin d’innovation à l’ISA?

YWE:

Nous ne sommes pas une société commerciale dont l’objectif principal est de rechercher des bénéfices nets et qui, par conséquent, doit initier et créer des processus d’affaires innovants. Même s’il n’y a pas d’innovation à l’ISA, nous serons toujours pertinents, car nous sommes les régulateurs de l’industrie.

Cependant, ce n’est pas le point de vue de l’administration de l’ISA – nous cherchons constamment non seulement à être pertinents, mais aussi à permettre l’évolution des marchés financiers, tout en adaptant la réglementation pour répondre aux demandes actuelles. Pour ce faire, il faut de la créativité et de l’innovation.

« Il était important pour nous d’inclure les employés dans le processus, car ils sont la ressource la plus précieuse de l’ISA. Ils ont l’expérience et les connaissances – à la fois concernant les défis du travail de l’ISA, ainsi que sur la façon de relever ces mêmes défis et de les résoudre. « 

QM:Comment avez-vous soutenu l’innovation?

YWE: 2016 a été définie par nous comme «Année de la créativité et de l’innovation» à l’ISA, et les administrateurs et les cadres ont été initiés aux outils et ont réfléchi à la façon de mettre en œuvre ces outils dans nos travaux en cours. Notre projet avec Qmarkets était une suite naturelle de cette année intensive que nous avions traversée.

Il était important pour nous d’inclure les employés dans le processus, car ils sont la ressource la plus précieuse de l’ISA. Ils ont l’expérience et les connaissances – tant sur les défis du travail à l’ISA, ainsi que sur la façon de relever ces mêmes défis et de les résoudre. Nous avons vu ce projet comme une opportunité pour maintenir et même relancer la passion de certains des travailleurs de l’ISA, leur permettant de devenir partie intégrante dans l’amélioration de l’efficacité de l’ISA et du service qu’elle fournit.

QM: Qu’est-ce qui vous a poussé à utiliser un logiciel de crowdsourcing / gestion d’idées?

YWE: C’était la première fois que nous décidions d’intégrer tous nos employés dans le processus. À cette occasion, j’aimerais remercier Ariel Fliegler de Rented minds, qui a accompagné l’ISA pendant les processus de formation et de mise en œuvre, et qui nous a aidés à planifier ce projet.

Nous avons d’abord envisagé un ensemble de solutions basiques qui constitueraient une base pour tirer parti du projet, mais nous avons rapidement réalisé que pour mettre en œuvre complètement et soigneusement un projet d’innovation, nous aurions besoin d’un programme interactif qui soutiendrait les différents processus: suggestion d’idées, classement d’idées, la présentation des idées à tous les employés, la segmentation des idées et le partage des idées.

QM: Qu’est-ce qui vous a poussé à choisir de travailler avec Qmarkets?

YWE: Dans le cadre des objectifs du projet, nous avons dû lancer et mettre en œuvre le processus en un temps record. Inutile de dire que nous avons été heureux d’entendre parler d’une entreprise israélienne locale, Qmarkets, qui est un leader mondial dans le domaine des logiciels de gestion de l’innovation. A partir de ce moment, l’expérience de Qmarkets dans la mise en œuvre de systèmes similaires dans d’innombrables autres entreprises a travers le monde a été d’une aide précieuse au moment de définir les processus les mieux adaptés à nos besoins. Comme ils le disent, nous sommes «venus pour le confort, mais nous sommes restés pour le reste» – le support efficace et proche, l’interface conviviale et intuitive du système et la réponse quasi-instantanée d’un membre de l’équipe de Qmarkets à toute question ou demande.

QM: Quels sont vos objectifs pour le système?

YWE: Je vois Qmarkets comme un système central qui supporte le processus d’innovation à l’ISA. L’objectif est de réaliser un certain nombre de projets professionnels plus ciblés d’ici la fin de l’année. Le système nous permet de créer des équipes interdépartementales, une variété de disciplines qui encourage l’innovation et diminue les barrières inhérentes à une organisation hiérarchique. La communauté innovante créée autour du système Qmarkets présente de nombreux avantages: créer une relation de confiance entre la direction et les employés, une communication ouverte qui améliore la culture organisationnelle, favorise une culture d’apprentissage, ainsi que la résolution de problèmes et la réduction des risques. La «communauté innovante» fournit un système qui nous permet de traiter des problèmes qui sont trop importants ou trop risqués pour être traités par un petit groupe.

QM: Avez-vous utilisé une « sandbox » ou un pilote avant d’acheter le système principal?

YWE: Nous avons défini le premier projet comme un projet pilote, et suite au très fort taux d’engagement de nos employés (70% de participation globale, 20% dans la phase de suggestion d’idées) et à de bons résultats, nous avons décidé d’acheter le système pour une période plus longue.

QM: Comment avez-vous impliqué les utilisateurs dans votre système? (Compétitions, événements, prix, récompenses, reconnaissance?)

YWE: Déjà au début du projet, même avant son lancement officiel, il était clair que nous ne verrions que des niveaux élevés d’engagement et de réussite des employés si nous en faisons la promotion. Par conséquent, je suis fière d’affirmer que la haute direction de l’ISA était entièrement d’accord: le secrétaire général de l’ISA et le conseiller principal du président ont tous deux accepté le défi et «parrainé» le projet.

Du point de vue des communications intraorganisationnelles – environ deux semaines avant le lancement, nous avons lancé un certain nombre de campagnes, qui comprenaient des «teasers» pour susciter l’intérêt pour le projet sans trop en dévoiler.

Les exemples de campagne comprenaient: «Tout est entre nos mains», au cours duquel nous avons distribué des balles anti-stress; « Renouvelez vos idées », au cours duquel des sucettes glacées ont été distribuées, etc. En outre, nous avons organisé un événement inaugural conjoint qui incluait la direction et les employés. L’événement a eu lieu simultanément à Jérusalem et à Tel Aviv, et les sponsors du projet ont présenté le défi et fourni la première introduction du système de Qmarkets, les objectifs et ce que nous attendions des employés. Ils ont également présenté ce que les employés pouvaient faire s’ils n’avaient pas d’idée en tête (la possibilité de contribuer en commentant et en faisant avancer la discussion ou en faisant la promotion d’autres idées), le concept de la «communauté innovatrice» et plus encore.

QM: Comment avez-vous fait la promotion de la plateforme après son lancement?

YWE: Le lancement du projet a été accompagné de deux événements « Happy Hour » pour cultiver la communauté qui se formait autour du système de Qmarkets, au cours duquel des prix ont été décernés pour encourager les actions souhaitées: le plus grand contributeur, les idées les plus discutées (basée sur le nombre de commentaires), et même l’idée « la plus folle ». En outre, les statistiques des principaux ministères ont été présentées aux employés ; cela a favorisé la concurrence et accru la participation.

En ce qui concerne le contenu, il était très important pour nous de prendre le pouls du projet, en répondant à l’activité que nous voyions: par exemple, lorsque nous avons remarqué que nous n’avions pas assez de discussions sur les idées, nous avons lancé la « Journée des Commentaires ». Lorsque nous avons constaté que le système était inactif depuis trop longtemps, nous avons lancé un concours où quiconque suggérait une idée qui recevait «au moins 10 mentions J’aime le premier jour» recevrait un prix.

Bien sûr, il y a aussi l’événement de hackathon que nous avons organisé, où les équipes de projet ont participé à des ateliers de réflexion créative et d’innovation. Lors de cet événement, les équipes ont développé les idées et les ont présentées au jury qui, outre la haute direction de l’ISA, comprenait un juge externe objectif, Mme Efrat Duvdevani, directrice générale du Centre Peres pour la paix et l’innovation, qui a contribué à juger le processus de manière plus objective.

QM: En tant qu’organisation gouvernementale, avez-vous des exigences particulières?

YWE: Au début, j’avais plusieurs inquiétudes concernant notre capacité, en tant qu’organisation sensible fonctionnant à l’aide d’un système informatique fermé, à fonctionner à l’aide d’un système basé sur le cloud. À ma grande surprise et plaisir, avec l’équipe technique expérimentée de Qmarkets, l’implémentation de cloud a été rapidement approuvée par notre équipe de sécurité de l’information (aidée par le fait qu’aucun matériel sensible n’a été téléchargé sur le système deQmarkets) et tout s’est fait facilement : les employés peuvent désormais se connecter facilement et simplement au système de Qmarkets.

QM: Combien d’idées, de commentaires et de votes ont été soumis dans le système, en combien de temps?

YWE: Le projet, qui a duré un mois, a créé environ 200 idées, 314 commentaires et 2.070 « J’aime ».

QM: Veuillez décrire la procédure que vous avez choisie pour choisir les meilleures idées?

YWE: Etant donné que c’était un projet qui s’adressait à tous les employés, nous avons décidé de faire confiance à « la foule » pour choisir les meilleures idées. En outre, nous sommes actuellement dans une phase de schématisation et de priorisation des meilleures idées sur les 200 idées proposées. Les trois idées retenues comme finalistes seront examinées de manière indépendante, avec pour objectif explicite de les promouvoir toutes les trois. Les dirigeants des projets seront les employés qui ont suggéré les idées.

« Je vois Qmarkets comme un système central qui soutient le processus d’innovation à l’ISA »

QM: Pouvez-vous partager certaines de vos idées comme le fruit du projet?

YWE: Je vois définitivement le projet comme un succès, même à ce stade. Naturellement, je suis incapable de fournir plus de détails sur les domaines qui ont bénéficié du projet, mais je peux dire que la majorité des idées ont porté sur l’amélioration des processus de partage de l’information au sein de l’organisation, améliorant ainsi les données de notre travail de surveillance, repensant les méthodes de surveillance, et même des suggestions pour de nouveaux modèles d’activité. J’ai particulièrement aimé le sentiment de vitalité que le projet donnait aux employés, le sentiment qu’on les écoutait. Le projet a certainement contribué à accroître le sentiment d’appartenance à la famille de l’ISA.

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Offir Eyal, Conseiller principal du président et directeur du département des affaires internationales:

Le système de Qmarkets a posé une base simple et intuitive, qui a permis à différents employés issus de départements différents d’interagir entre eux d’une manière sans précédent. Cela a créé une dynamique indépendante qui, à son tour, a propulsé les processus de pensée créative collaborative, ce qui a mené à la suggestion et au développement d’idées que nous aurions difficilement pu trouver autrement.